Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Unter dem Begriff versteht man in Deutschland die Verwaltung von ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management) verwendet.

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht "Document Management" dagegen begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM Enterprise Content Management.

 

Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement

  • Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
  • Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder PDF)
  • Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
  • Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
  • Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
  • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

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